Se as transações em sua conta do QuickBooks se acumularam, você pode ter tentado excluí-las. Só para descobrir que não é tão fácil quanto você pensava inicialmente.
Para complicar ainda mais as coisas, a exclusão de transações em massa não está disponível no QuickBooks Online. Mas não há motivo para se preocupar. Este artigo tem como objetivo ajudá-lo a se livrar dos dados excedentes com relativa facilidade.
Além disso, você receberá algumas dicas extras sobre como gerenciar transações com QuickBooks.
Antes que você comece
Para excluir algumas transações de uma só vez, você deve usar a ferramenta Batch Delete / Void Transactions.
Esta ferramenta / opção vem com QuickBooks Desktop Accountant 2017. E o mesmo se aplica a Enterprise e Enterprise Accountant 17.0 ou posterior.
É necessário fazer login como contador externo ou administrador. E várias moedas não são compatíveis ao excluir várias transações.
Além disso, existem algumas transações que você não pode excluir em massa.
- Contracheques
- Faturas com reembolso (itens, milhas ou tempos)
- Transações em um período fechado
- Verificações de responsabilidades da folha de pagamento
- Pagamentos de contas online
- Faturas com custo e tempo faturáveis
- Pagamentos de impostos sobre vendas
Excluindo transações em massa - guia passo a passo
Passo 1
Inicie o QuickBooks, navegue até Arquivo e clique em “Alternar para modo de usuário único”. Às vezes, também há uma opção "Alternar para o modo multiusuário", não clique nela. Caso contrário, você não poderá prosseguir com outras ações.
Passo 2
Em seguida, navegue até Contador e clique em “Excluir / anular transações em lote”. Escolha as transações das quais deseja se livrar. Você pode fazer isso na lista de transações disponíveis.
etapa 3
Clique em “Rever e anular” para prosseguir com as ações adicionais. Esta opção também está disponível como “Rever e Excluir”. De qualquer maneira, ele faz a mesma coisa.
Passo 4
Agora, clique em um dos dois botões - “Back Up & Void” ou “Back Up & Delete”. Esta ação é opcional e você pode escolher “Anular apenas” ou “Excluir apenas” no menu suspenso.
Para revelar o menu, clique na seta para baixo ao lado dos botões mencionados. Tirando isso, você só precisa confirmar clicando em Sim.
Dica profissional:
Se você precisar manter um registro das transações excluídas ou anuladas, o QuickBooks oferece a opção de imprimi-las.
Escolha “Exibir relatório de transações excluídas / anuladas” e pressione Ctrl / Cmd + P para imprimi-lo. Você também pode seguir a rota mais longa e selecionar Imprimir no menu Arquivo.
Método alternativo
Este método se aplica à exclusão em massa de transações de feed do banco. Aqui está o que você deve fazer:
Passo 1
Selecione o menu Banking e escolha sua conta. Em seguida, navegue até a opção “Para revisão” e selecione as transações que deseja remover.
Passo 2
Clique no botão “Ações em lote” e selecione “Excluir selecionados”. Agora, você pode ir para a seção Excluídos e selecionar as transações fornecidas mais uma vez.
Escolha o botão “Ações em lote” novamente e selecione “Excluir” no menu.
Observação:
Aqueles que desejam remover o gráfico com as transações de contas ainda precisam excluí-los um por um. Mas houve alguns rumores de que o QuickBooks incluirá uma opção de exclusão em massa para isso no futuro.
Exclusão de transações uma por uma
Este método é um pouco mais fácil. Então, novamente, ele se aplica ao QuickBooks Desktop e você precisa entrar com privilégios administrativos.
Passo 1
Abra QuickBooks, navegue até o menu principal e selecione Listas. Em seguida, clique em “Plano de contas” - ele aparece no menu suspenso.
Passo 2
Vá para a conta que contém as transações que deseja excluir e clique em Abrir. Navegue por todas as transações e encontre aquela que deseja remover. Observe que as transações aparecem na ordem de sua escolha e você pode alterar isso.
etapa 3
Uma vez na transação que você deseja descartar, selecione Editar no menu principal e clique em Excluir. Há um pop-up de confirmação e você clica em OK para confirmar.
Opções de filtragem avançada
Se você executar todas as suas transações por meio do QuickBooks, as opções de filtragem podem acelerar significativamente a remoção dos excedentes.
Primeiro, QuickBooks permite que você aplique filtros com base no tipo de transação. E a melhor coisa é que você pode anulá-los ou excluí-los de acordo com o filtro. Vá para a opção Tipo de transação, clique no menu suspenso ao lado dela e clique no tipo de transação específico.
Isso inclui o seguinte:
- Créditos da conta
- Cheques de pagamento de contas
- Reembolsar cheques
- Reembolsos de contas
- Encargos financeiros
Além disso, você pode filtrar as transações por data. Dentro da transação disponível, vá para “Mostrar transações por” e clique no menu suspenso ao lado dela.
Lá você pode selecionar “Data da última modificação”, “Inserir data” e “Data da transação”. Além disso, o QuickBooks oferece a opção de ocultar ou mostrar transações anuladas ou vinculadas.
Para ocultar ou mostrar qualquer um deles, basta clicar na caixa ao lado da opção correspondente. Eles estão localizados ao lado do menu suspenso Tipo de transação.
Deixe seus livros limpos e impecáveis
No momento, a exclusão em massa de transações QuickBooks é provavelmente mais trabalhosa do que você esperava. Principalmente por causa da segurança ou de certos regulamentos que moldam o serviço.
Qual é a sua opinião sobre isso? Por que você acha que o QuickBooks tornou complicado excluir várias transações? Compartilhe suas idéias com o resto da comunidade TJ na seção de comentários abaixo.