O Google Docs é uma ótima ferramenta de colaboração, pois permite que várias pessoas editem e trabalhem em um único documento ao mesmo tempo, sem perder o controle de quem está fazendo o quê.
Se você ou sua organização usa o Google Docs, saber quem na equipe viu qual documento e quando pode ser uma informação útil. Desde garantir que todos leiam um rascunho, termos e condições, sua última submissão, políticas e procedimentos, ou algum outro documento importante, ser capaz de ver quem fez o quê e quando é essencial.
Até recentemente, você não conseguia ver quem visualizava seus documentos do Google. Você pode ver quem editou, mas não quem apenas leu. Se ela não salvou, editou ou deixou um comentário, você não tinha ideia se uma pessoa em particular leu a versão mais recente de um documento.
Além disso, como você pode compartilhar o Google Docs com permissões somente leitura, você pode compartilhar o documento com algumas pessoas com a intenção de que elas revisem o documento, mas não façam alterações.
As versões atuais do Google Docs permitem que você defina as configurações para que possa ver quem viu seus Google Docs. Vamos dar uma olhada em como você pode fazer isso sozinho.
O monitor de atividades do G Suite
O G Suite é normalmente usado por organizações em que a colaboração é essencial. Se você usa o G Suite para colaborar com outras pessoas regularmente, pode usar o Activity Monitor para ver o histórico de visualização de qualquer arquivo do Google Docs.
Siga estas etapas para fazer isso:
- Abra um arquivo do Planilhas Google
- Clique na tendência ascendente ícone de seta no canto superior direito, ou vá para o Ferramentas menu suspenso
- Abra o Painel de atividades
- Clique no Todos os visualizadores para a guia da sua organização
Este processo permitirá que você acompanhe as visualizações no documento, incluindo a data e a hora da última visualização de cada visualizador.
Se você não vir a opção Activity Monitor em seu Documento Google, provavelmente você está conectado à versão gratuita do Google Docs ou a uma conta pessoal, em vez de uma versão do G Suite.
Tendências de visualizadores e comentários
Além de ver quem viu seus Google Docs, o Activity Monitor também permite que você veja as tendências de quando as pessoas viram ou comentaram em seu documento.
Tendência do visualizador: Mostra um gráfico de barras do número de visualizadores únicos em qualquer período de tempo que você escolher, de 7 dias a todo o tempo.
Tendência de comentários: Mostra gráficos de barras da tendência de comentários em qualquer período de 7 dias a todos os tempos.
Desative a visualização do histórico no Google Docs
Se, por algum motivo, você quiser desativar o histórico de visualização de um documento, também pode fazer isso seguindo estas etapas rápidas:
- Abra a planilha do Google
- Clique na tendência ascendente flecha no lado superior direito do seu documento ou vá para Ferramentas no menu suspenso
- Abra o Painel de atividades
- Selecione Configurações de privacidade
- Em Configurações do documento, alterne Mostrar meu histórico de visualização para este documento para desligar
Esta opção também está disponível na versão pessoal ou gratuita do Google Docs. Se você estiver trabalhando em um documento, mas não quer que seus colaboradores saibam até que esteja pronto para compartilhar suas revisões finais, você pode desativar o histórico de visualização.
Comece abrindo o Planilhas Google e clicando em Configurações.
O menu Configurações permite que você desligue o histórico de visualização com as configurações do “Painel de atividades”. Depois de alternar para a posição “desligado”, clique em OK para salvar as alterações.
Como ver quem fez alterações no seu documento do Google
O controle de versão é muito importante, especialmente se você trabalha em um setor regulamentado. O controle de versão é algo que o Google Docs tem feito bem por um tempo. O Documentos mostra quem editou, salvou ou compartilhou um documento. Na verdade, isso funciona não apenas com o G Suite, mas também com o Documentos Google pessoais.
Se você estiver interessado no controle de versão ou quiser ter certeza de que ninguém fez alterações que não deveriam sem bloquear o arquivo, você pode descobrir seguindo estas etapas:
- Abra uma planilha do Google que você deseja acompanhar
- Selecione Arquivo e Histórico da Versão
- Selecione Ver o histórico da versão
Uma janela deve aparecer à direita da tela mostrando cada salvamento e edição do documento em questão. Dependendo de como você configurou o G Suite ou o Google Docs, também é possível ver esses dados selecionando o link ‘Última edição foi…’ na parte superior do documento. Leva você exatamente ao mesmo lugar.
Nessa janela, você também deve ter a opção de visualizar a versão anterior do documento antes de as edições serem feitas.
Isso é essencial para o controle de versão, pois você tem uma trilha de auditoria de quais mudanças foram feitas, quando foram feitas e por quem. Também é útil se você fez algumas mudanças, adormeceu, mudou de ideia e deseja revertê-las.
Como ver quem compartilhou seu documento do Google
Você também pode ver quem compartilhou seu Documento Google e quando. Você também pode ver as configurações de compartilhamento para controlar melhor o acesso ao seu documento.
- Vamos para drive.google.com
- Clique em MyDrive à esquerda
- Clique no pequeno eu botão no canto superior direito
- Clique Atividade
- Clique em cada arquivo ou pasta individualmente ou analise a barra de rolagem à direita da tela. Isso mostrará quem compartilhou seu documento.
Você também pode verificar no documento selecionando Compartilhar. Os nomes das pessoas aparecerão na janela pop-up. Se houver várias pessoas, selecione um nome e a lista de todos os nomes aparecerá.
Pensamentos finais
Sua capacidade de determinar quem viu, compartilhou e editou seus documentos é limitada se você não tiver acesso a uma conta do G Suite; no entanto, ainda existem maneiras de obter algumas informações básicas.
Seguindo as etapas fornecidas neste guia, você pode ver de forma rápida e fácil quem viu, editou ou alterou seu documento do Google Docs de alguma forma.