Gerenciar documentos é uma das coisas mais importantes no SharePoint. Nos negócios, os documentos geralmente são coisas em evolução. Eles podem começar no OneDrive for Business e terminar no Site da equipe da organização. Os documentos costumam mudar de local, portanto, conhecer os prós e contras da movimentação de documentos no SharePoint é fundamental.
Várias maneiras de fazer isso
Todos que já trabalharam no SharePoint sabem que existem muitas maneiras de realizar uma tarefa específica. Mover documentos não é exceção. Se você acaba usando o File Explorer ou a ferramenta de migração depende de vários fatores, como o número de documentos movidos, a importância da retenção do histórico de versão, metadados e muito mais.
1. Explorador de arquivos
Para mover um documento usando o File Explorer, abra as bibliotecas de documentos de destino e de origem (não importa se é o mesmo site). Selecione Explorador de arquivos no menu suspenso. Isso abre uma visualização do explorador para cada uma das bibliotecas. Use arrastar e soltar para mover itens entre as duas visualizações do explorer.
Você pode mover pastas e arquivos e reter tipos de conteúdo se os locais de origem e destino tiverem tipos de conteúdo definidos. Este método também retém metadados personalizados se os locais de origem e destino forem definidos usando os mesmos metadados.
No entanto, o processo é manual e é mais uma cópia do que uma movimentação, o que significa que você deve excluir os itens de origem após a movimentação. Ele não retém o histórico da versão ou as propriedades criadas, criadas por, modificadas e modificadas por.
2. Mover para / Copiar para
Embora útil e simples, o Mover para e Copiar para os comandos estão disponíveis apenas no SharePoint Online. Esta opção permite mover documentos do OneDrive for Business ou SharePoint para um destino no SharePoint ou OneDrive. Selecione o arquivo e clique em um dos dois comandos. O Mover para opção irá mover seu documento com metadados e proteção de histórico de versão para uma pasta diferente na mesma biblioteca, para outra biblioteca ou para um site diferente.
Este método é perfeito para usuários finais, pois é simples e direto. Ele permite que você copie e mova arquivos e pastas. A melhor coisa é que ele retém tipos de conteúdo, histórico de versão de metadados personalizados, e o criado, criado por, modificado e modificado por propriedades. O cópia de o comando, no entanto, retém apenas a versão mais recente - a principal desvantagem é obviamente o fato de que esse método é exclusivo do SharePoint Online.
3. Gerenciar Conteúdo e Estrutura
Se você habilitar o recurso de infraestrutura de publicação do SharePoint Server, poderá ver um link Gerenciar Conteúdo e Estrutura ao navegar para Administração do Site. Usando este recurso, você pode mover / copiar documentos. Este é um dos melhores hacks que o ajudará a mover vários documentos simultaneamente, enquanto retém o histórico da versão, criado, criado por, modificado e modificado por propriedades. O tipo de conteúdo e os metadados também são retidos usando este método.
No entanto, você terá que ativar o recurso de publicação. Mesmo assim, você não poderá mover várias pastas. Talvez a maior desvantagem desse método seja que você precisa ser o proprietário de um site para usá-lo. Ah, e só funciona em um único site.
4. Organizador de conteúdo
Basta ativar o recurso Organizador de conteúdo e selecionar as regras de roteamento que deseja usar e colocar o documento que deseja mover na biblioteca drop-off. Este método também permite mover documentos para qualquer outro site. Demora um pouco para configurar, mas você só precisa fazer isso uma vez. Ele também retém tipos de conteúdo e metadados personalizados.
Embora não retenha o histórico de versões e exija um administrador, possui um recurso útil que permite encaminhar seu documento para uma pasta.
5. Ferramenta de migração do SharePoint
A Microsoft sabe que mover documentos no SharePoint pode ser um pouco complicado. É por isso que a empresa criou a ferramenta gratuita de migração do SharePoint. Essa ferramenta trata de tudo, desde migrações de pequena a grande escala, que podem incluir arquivos, pastas e até listas do seu site do SharePoint. Os itens são movidos para OneDrive ou SharePoint.
O benefício mais aparente deste método é a capacidade da ferramenta de lidar com grandes migrações. Também é muito personalizável e mantém o histórico de versões. No entanto, não é compatível com as versões do SharePoint anteriores a 2013. Em contraste, alguns produtos de migração de terceiros são significativamente mais personalizáveis.
6. Produtos de terceiros
A maioria dos produtos de migração de documentos de terceiros de qualidade não são gratuitos, mas tendem a ter um desempenho fantástico, especialmente para migrações em grande escala. Eles tendem a ser escalonáveis e altamente personalizáveis. A maioria desses produtos é capaz de reter tudo, incluindo tipos de conteúdo, metadados, todas as propriedades e histórico de versão.
Por outro lado, esse método custa dinheiro. Quando você considera o fato de que está pagando por uma ferramenta que o ajudará a mover documentos, você começará a se perguntar por que o SharePoint ainda não vem com uma opção amigável. Outra desvantagem aqui é que os produtos de terceiros exigem um administrador para configurá-los e executá-los.
7. Solução Personalizada
Finalmente, você pode codificar sua própria solução customizada por meio de uma variedade de técnicas, como API REST. O usuário final não precisa encaminhar nada, você pode personalizar o quanto quiser e pode garantir que tudo seja retido nos documentos. Por outro lado, você precisa ser capaz de codificar e gastar algum tempo escrevendo e mantendo o código, o que pode ser especialmente complicado na época das atualizações do produto.
Escolha o seu método
Existem ainda mais métodos para mover documentos no SharePoint, mas eles devem atender à maioria das suas necessidades. Considere o que você precisa primeiro e logo você saberá exatamente qual método usar para cada um.
Qual desses métodos você prefere? Você já usou mais de um? Discutir.