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Milhões de pessoas usam o Microsoft Outlook para gerenciar seu e-mail e calendário, tanto no trabalho quanto em casa. Isso é uma prova de sua utilidade, mas a verdade é que poucas pessoas realmente sabem como aproveitar ao máximo seus recursos.
Aprender alguns truques simples pode economizar seu tempo, ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência e até mesmo sincronizar sua vida doméstica e profissional. Essas dicas são voltadas para Outlook 2013, 2016, 2019 e Microsoft 365, mas muitas se aplicam a versões mais antigas do Outlook também.
Dica nº 1: elimine a digitação repetitiva usando partes rápidas
Se você precisa digitar regularmente um bloco de texto padrão, pode salvá-lo como um “Parte Rápida” para fácil inserção em seus e-mails.
- Destaque o texto na janela do compositor.
- Clique no "Inserir" guia para abrir o menu da faixa de opções.
- Selecione “Partes rápidas” e escolher “Salve a seleção na galeria de peças rápidas. ”
- Clique "OK" no quadro pop-up para salvar a nova frase da parte rápida.
No futuro, quando você começar a digitar o mesmo bloco de texto, verá que ele aparece como uma sugestão. Bater "Retorna" para inserir o texto completo. Você também pode selecionar sua frase com o mouse usando o “Partes rápidas” suspenso. Clique com o botão direito do mouse para ver as opções de posicionamento ou edite e gerencie as partes rápidas e outros “blocos de construção”.
Dica nº 2: escreva uma mensagem para ser entregue no futuro
Se você tiver algumas notícias ou mensagens que não deseja compartilhar imediatamente, o Outlook permite adiar a entrega até um horário especificado.
- Escreva seu e-mail e adicione seu destinatário. Prepare tudo para enviar normalmente.
- Clique na guia “Opções”. Um menu flutuante aparecerá abaixo dele.
- Clique em "Atraso na entrega" ou selecione o ícone de seta pequena no “Mandar" , dependendo da versão do Outlook e do sistema operacional.
- No quadro pop-up, escolha a data e hora em que deseja que o destinatário receba o e-mail e clique em "Fechar" ou "Mandar" dependendo da versão do Outlook e do sistema operacional.
- Clique "Mandar" quando terminado.
- Se estiver usando um servidor Exchange, agora você pode fechar o Outlook. Se estiver usando POP ou IMAP, você terá que deixar o aplicativo aberto até que o tempo de envio especificado tenha passado.
Você também pode atualizar a data e a hora ou excluir a mensagem completamente antes de ser enviada. Visite a “Rascunhos” pasta e clique “Cancelar envio.” Em seguida, você pode recriar a mensagem e enviá-la em uma nova data ou hora.
Dica nº 3: crie uma pasta para pesquisas comuns
Você sempre pode pesquisar a pasta atual digitando palavras ou frases no campo de pesquisa, localizado acima da lista de mensagens. No entanto, para termos pesquisados com frequência, você pode simplificar o trabalho com um "Procurar" pasta.
Vou ao "Pasta" guia e clique com o botão direito em “Pasta de Pesquisa” para criar um. Escolha entre uma variedade de modelos (e-mail de pessoas específicas, e-mail marcado como importante, etc.) ou configure seus próprios critérios usando o “Criar uma pasta de pesquisa personalizada” opção.
Sua nova pasta de pesquisa aparece no painel de pastas no lado esquerdo da janela do Outlook; clique nele para ver as mensagens que atendem às condições selecionadas. Clique com o botão direito e selecione "Renomear pasta" para dar-lhe um nome conveniente.
Dica nº 4: automatize tarefas recorrentes com etapas rápidas
Se você se pega regularmente executando uma tarefa específica, como encaminhar um e-mail para um colega ou convidar um grupo de destinatários para uma reunião, então Passos Rápidos pode economizar seu tempo. Você encontrará um conjunto de Passos Rápidos no meio do Casa guia, mas o verdadeiro poder do recurso vem em definir o seu próprio.
Clique na seta suspensa e selecione “Novo Passo Rápido” para criar uma sequência personalizada de ações que podem categorizar, mover, sinalizar e excluir mensagens com um único toque do mouse.
Clicar na seta de puxar, encontrada na seção inferior direita dentro do “Passos rápidos” grupo da faixa de opções, abre uma caixa de diálogo a partir da qual você pode duplicar e editar atalhos para que possa criar uma gama de variações de um tema.
Dica nº 5: Classifique suas mensagens com regras e formatação condicional
O 'Regras' lista suspensa no 'Jogada' seção do 'Casa' A guia fornece opções para criar e gerenciar regras para processamento automático de mensagens conforme elas chegam. Se você selecionar uma mensagem antes de clicar, será oferecida a criação de uma regra que afeta mensagens semelhantes. Selecione "Criar regra" e você terá a opção de definir todos os tipos de critérios a serem verificados, incluindo remetente, destinatário, tamanho, data, etc. Você também escolherá o que deve acontecer com os e-mails que correspondem aos critérios definidos.
Um recurso semelhante é Formatação condicional, que você encontrará clicando em "Configurações de exibição" seguido pelo "Visualizar" aba. Isso não move ou processa mensagens, mas exibe e-mails que correspondem a certos critérios em uma fonte e cor especificadas, para que você possa localizá-los instantaneamente em sua caixa de entrada.
Dica nº 6: limpar mensagens desnecessárias automaticamente
Se você quiser economizar espaço ou organizar uma difícil trilha de e-mail, o Limpar ferramenta no Outlook 2013 e posterior pode ajudar. Ele analisa uma conversa de e-mail completa e exclui todas as mensagens citadas em sua totalidade dentro de uma mensagem subsequente - dessa forma, você ainda pode ver o que foi dito verificando as mensagens subsequentes.
Usar Limpar, clique em seu menu suspenso no "Casa" e escolha se deseja organizar uma única conversa ou uma pasta inteira. Para implementar mais controle sobre suas configurações, clique no "Configurações" dentro do alerta pop-up para escolher que tipo de mensagens deve ser selecionado e o que deve ser deixado sozinho.
Dica nº 7: delegar acesso ao seu e-mail e calendário
Se uma situação ou evento específico exigir que você forneça acesso à conta Outllok para outra pessoa, você pode permitir temporariamente que outra pessoa gerencie sua caixa de entrada e seus compromissos. Para configurar isso, abra o "Arquivo" guia e, em seguida, clique no "Configurações de Conta" lista suspensa e selecione “Acesso de delegado.” Clique "Adicionar" e digite o nome da pessoa (ou pessoas) a quem deseja conceder acesso.
Você verá um conjunto de menus suspensos para permissões. As configurações padrão permitem que seu delegado acesse e atualize seu calendário e lista de tarefas, enquanto e-mail e contatos permanecem privados. Você pode ajustar as permissões às suas necessidades.
Observação: Um delegado deve usar a mesma versão do Outlook que você, e os itens que você deseja que eles acessem devem ser armazenados em um servidor Exchange. O delegado não terá acesso à sua caixa de correio que fica no seu disco rígido.
Dica nº 8: gerenciar recibos de leitura
Felizmente, o Outlook se comporta bem o suficiente para pedir permissão antes de enviar um recibo de leitura; você pode personalizar ainda mais seu comportamento clicando no "Arquivo" guia, abrindo “Opções,” selecionando o "Correspondência" visualizar e rolar para baixo até o 'Rastreamento' seção. Para configurar a frequência de solicitações de recebimento enviadas, escolha "sempre" ou "Nunca," ou defina suas próprias configurações de solicitação de recibo.
Uma opção útil é a capacidade de solicitar um recibo de entrega, que confirma que seu e-mail chegou ao servidor de e-mail do destinatário, sem exigir uma notificação quando for realmente aberto.
Dica nº 9: fusos horários
Se você viajar a trabalho, saberá como é a frustração de reuniões e compromissos no Outlook que aparecem no horário local errado. Felizmente, você pode controlar os fusos horários de dentro de suas configurações. Debaixo "Arquivo," olhe para “Opções” e selecione "Calendário" para abrir o seu "Fuso horário" definições. Depois de alterar o fuso horário local, os carimbos de data / hora do e-mail e as entradas da agenda serão exibidos com o deslocamento apropriado.
Você também pode configurar um segundo fuso horário a ser mostrado para que, por exemplo, você possa acompanhar que horas são em casa, ou ver que horas são para seus colegas no exterior para garantir que você os alcance durante o horário de expediente e não t entrar em contato com eles em um horário inconveniente do dia. Clique “Trocar fusos horários” para alternar facilmente de um local para outro.
Dica # 10: use o recurso Sticky Notes
O Outlook inclui um recurso de notas adesivas interno para ajudar a lembrá-lo ou tomar nota de informações importantes. pressione “Ctrl + Shift + N” de qualquer lugar na interface do Outlook para criar uma nova nota, que pode ser arrastada e posicionada em qualquer lugar da tela. Por padrão, as notas aparecem em amarelo claro, mas você pode atribuí-las a categorias, o que faz com que elas mudem para a cor associada.
Para gerenciar suas notas, clique no "Observação" ícone na parte inferior do 'Visualizar' painel. A partir daí, você pode copiar, organizar e imprimir notas. Você também pode pesquisar, por meio do campo no canto superior direito da janela, por notas que contenham um texto específico.
Dica nº 11: e-mail criptografado
Se você quiser provar que suas mensagens são realmente suas, o Outlook pode assinar criptograficamente seus e-mails. Você pode até mesmo dar um passo adiante e criptografar o texto e os anexos para que apenas os destinatários com quem você compartilhou a chave possam lê-los. Para configurar isso, abra as “Configurações da Central de Confiabilidade” clicando em “Arquivo | Opções | Centro de confiança" e selecionando “Segurança de e-mail.”
Criptografar e-mails e adicionar uma assinatura digital é tão fácil quanto marcar as caixas relevantes, mas você precisará criar e importar um ID digital se você ainda não tiver um. Clique “Obtenha um ID digital…” para ver links para uma variedade de provedores, incluindo Comodo, que oferece certificados de e-mail gratuitos.