Gerar relatórios de despesas é um dos componentes vitais do gerenciamento de seus negócios usando o QuickBooks. Dá a você uma visão geral de em que você está gastando seu dinheiro e se está administrando suas finanças de maneira adequada. Mas como exatamente você executa relatórios de despesas no QuickBooks?
Neste artigo, mostraremos diferentes maneiras de gerar um relatório de despesas no QuickBooks. Também discutiremos vários outros recursos relacionados a despesas que o ajudarão a controlar seus gastos.
Como você executa um relatório de despesas no QuickBooks?
No QuickBooks, não há necessidade de executar relatórios de despesas manualmente. O programa faz isso para você automaticamente na seção Relatórios. Este processo é executado através da obtenção de informações das despesas que você inseriu usando o QuickBooks. Para garantir relatórios de despesas precisos que fornecem uma imagem clara das despesas da sua empresa, você precisa inserir suas despesas diretamente no programa.
Existem muitos tipos de relatórios em QuickBooks. O mais geral é o relatório de Lucros e Perdas, que exibe todas as suas receitas e despesas. Se você deseja gerar um relatório de despesas concreto, pode fazê-lo executando o ‘Relatório de Despesas por Fornecedor de Despesas’. Veja como fazer isso:
- Vá para a guia “Relatórios”.
- Na seção “Empresa e Financeiro”, escolha o relatório desejado.
- Escolha “Despesas por Detalhe do Fornecedor”.
- Clique com o botão direito no relatório para acessá-lo.
Agora você tem uma visão geral de algumas despesas de sua empresa. Se quiser imprimir o relatório, clique na opção “Imprimir” e personalize suas propriedades de impressão. Assim que terminar, pressione “Imprimir” novamente.
Você também pode salvar seu relatório como um arquivo PDF. Basta entrar na seção “Arquivo” e clicar em “Salvar como PDF”.
Como você executa relatórios de despesas do fornecedor no QuickBooks Desktop?
Se você estiver usando QuickBooks em seu PC, a execução de relatórios de despesas de acordo com os fornecedores é um pouco diferente. O processo é como se segue:
- Faça login em seu QuickBooks Desktop.
- Pressione a guia “Relatórios” na parte superior da tela.
- Selecione “Fornecedores e contas a pagar” e, em seguida, selecione “Detalhe de contas não pagas”.
Isso lhe dará acesso a todas as contas não pagas pertencentes à sua empresa. No entanto, isso não permitirá que você veja muitas informações detalhadas sobre cada fornecedor com quem sua empresa colabora. Para ter uma visão mais detalhada das despesas individuais dos fornecedores, siga estas etapas:
- Escolha a guia “Personalizar relatório” na tela de contas não pagas.
- Selecione a opção “Filtros”.
- Defina os parâmetros para indicar as contas de “Status pago”.
Isso categorizará suas despesas e fornecerá uma visão geral de cada conta que sua empresa pagou. Se houver muitas contas na tela, você pode categorizar as despesas ainda mais selecionando um intervalo de datas.
Como exibir despesas em uma base anual
A revisão anual de suas operações comerciais ajuda a garantir que sua empresa permaneça solvente. Conseqüentemente, pagar as despesas que sua empresa incorre todos os anos é parte integrante do gerenciamento de suas finanças com o QuickBooks. É assim que você pode controlar suas despesas anualmente:
- Clique no menu “Relatórios”.
- Vá para “Encontrar relatório por nome” e selecione “Detalhes da transação por conta”.
- Ao examinar seu relatório, pressione a guia “Personalizar”.
- Pressione o botão “Filtro” para acessar mais opções.
- No menu “Tipo de transação”, pressione “Despesa”.
- Ao passar pelo menu “Conta”, selecione as contas que deseja ver no seu relatório.
- Selecione a opção “Executar Relatório”.
- Selecione “Período do relatório” e escolha “Este ano fiscal” ou “Este ano civil”.
- Pressione a opção “Executar Relatório”.
Quando terminar, você pode pressionar “Salvar personalização” para salvar as preferências para o seu relatório. Como resultado, você não precisará fazer as mesmas modificações sempre que receber seu relatório.
Para acessar seu relatório personalizado novamente, execute as seguintes etapas:
- Acesse a seção “Relatórios”.
- Pressione “Relatórios personalizados”.
- Escolha o relatório personalizado.
Como exibir despesas
Se quiser que seus relatórios de despesas mostrem a quantidade de dinheiro que você paga aos fornecedores por mês, você pode fazer isso desta forma:
- Acesse o menu “Relatórios”.
- Encontre e selecione “Resumo de despesas por fornecedor”.
- Pressione a opção “Personalizar”.
- Declare o intervalo de datas para o período do seu relatório, dependendo das datas de suas contas.
- Pressione o menu “Colunas” na guia “Colunas / Linhas”.
- Selecione “Meses”.
- Pressione a opção “Executar Relatório”.
Aqui está o que você deve fazer para salvar seus relatórios mensais:
- Enquanto seu relatório está sendo executado, pressione a guia “Salvar Personalização”.
- Digite o nome do seu relatório.
- Escolha se deseja compartilhar seu relatório com usuários selecionados ou todos os usuários. Se você não selecionar nenhuma das opções, apenas o criador do relatório terá acesso a ele.
- Pressione o botão “OK”.
Depois de salvar seu relatório, descobri que é bastante simples. Basta seguir estas ações:
- Acesse o menu “Relatórios”.
- Escolha “Relatórios personalizados”.
- Procure seu relatório pelo nome salvo anteriormente.
Mantenha suas despesas sob controle
Agora que você sabe como executar seus relatórios de despesas no QuickBooks, tanto em uma base anual quanto mensal, manter o controle de suas finanças será muito mais fácil. Você pode acessar seus relatórios a qualquer momento para ver se houve algum gasto desnecessário prejudicando seu negócio. Em caso afirmativo, use QuickBooks para determinar quais despesas não têm lugar em seu negócio.