Você pode fazer muitas coisas para melhorar a eficiência de sua equipe, e usar um hub de colaboração como o Microsoft Teams é uma delas. É uma ótima ferramenta de comunicação que você pode usar para bater papo, compartilhar arquivos e fazer reuniões de áudio e vídeo com sua equipe.
Se você está apenas começando com o Teams, pode não ter certeza de como agendar uma reunião. Existem várias maneiras de fazer isso, e suas opções dependerão da versão do Microsoft Teams que você está usando. Neste artigo, forneceremos todos os detalhes que você precisa saber.
Agendando uma reunião no Microsoft Teams
Sua conta do Microsoft Teams está conectada a todos os produtos do Grupo Microsoft 365, como SharePoint, Outlook, Yammer, etc. E o calendário que você usa no Teams está diretamente conectado ao calendário do Microsoft Exchange.
O Outlook também usa o calendário do Exchange. Isso significa que, assim que você agendar uma reunião via Outlook, ela aparecerá automaticamente no Teams e vice-versa. Veja como você pode agendar uma reunião no Microsoft Teams:
- No chat do Teams, clique no Agendar uma reunião ícone (sob a caixa da nova mensagem).
- Então, selecione Calendário, que está no painel do lado esquerdo e, a seguir, clique em Nova reunião.
- Uma janela pop-up aparecerá. Você pode selecionar a hora e a data da reunião.
- Quando terminar de agendar, clique em Salve . Depois disso, a janela pop-up será fechada e você poderá enviar os convites para a reunião usando o Outlook.
Assistente de Agendamento
Na janela pop-up, você também pode usar a função de Assistente de Agendamento. Esse recurso o ajudará a encontrar o momento certo para todos os membros de sua equipe, incluindo você.
Ao selecionar esta opção, você poderá ver quando os participantes da reunião estão livres e quando estão ocupados. O azul escuro representa os intervalos de tempo em que não estão disponíveis. Os slots em azul claro são os horários disponíveis e os slots em cinza são os horários não comerciais do participante.
Convidando pessoas fora de sua equipe
Uma das melhores coisas sobre o Microsoft Teams é que você pode convidar pessoas de fora da sua organização para ingressar na reunião.
Eles nem precisam ter uma licença do Microsoft Teams. Você só precisa do nome e do endereço de e-mail para enviar o convite. Aqui está o que você precisa fazer:
- Abra o Adicionar participantes obrigatórios opção no formulário pop-up Nova reunião.
- Clique em Opcional.
- Digite o endereço de e-mail da pessoa.
- Clique em Convidar, um convite por e-mail logo chegará à caixa de entrada.
Você também pode agendar uma reunião que ocorrerá dentro de um canal específico do Teams. No Nova Reunião formulário, selecione Adicionar canal. Depois de configurar e enviar os convites, você não poderá mudar o canal.
Se você precisar fazer uma alteração, terá que criar novos convites. Além disso, se uma reunião ocorrer em um canal, todos os que fazem parte dessa equipe poderão participar da reunião, mesmo que não tenham recebido o convite.
Edição gratuita do Microsoft Teams
Caso esteja usando uma edição gratuita do Teams, você pode estar se perguntando onde está a opção de agendamento em seu aplicativo. Bem, infelizmente, na versão gratuita do Microsoft Teams, você não pode agendar uma reunião.
Mas isso não significa que você não possa ter uma reunião. O aplicativo tem o Conheça agora opção para quando você tem que reunir a equipe rapidamente.
Tudo que você precisa fazer é clicar no ícone da câmera ao lado de Conheça agora e selecione todos os nomes das pessoas que participarão da reunião. Este recurso também está disponível para contas do Teams com base em assinatura.
Mais sobre as reuniões da equipe da Microsoft
Você pode ter até 250 pessoas em uma única reunião de equipes. No entanto, você não pode ver todos os participantes ao mesmo tempo. Antes das atualizações recentes, você só podia ver até quatro participantes ativos em uma chamada. Agora você pode ter nove participantes na tela ao mesmo tempo. Mas a nova atualização trouxe algumas outras inovações interessantes.
Os participantes das reuniões do Microsoft Teams agora têm melhor qualidade de áudio e planos de fundo personalizados para as reuniões. Você também pode fixar um vídeo se houver necessidade de dar mais atenção a um determinado participante da reunião. Outros recursos relacionados à reunião incluem um lobby virtual, compartilhamento de tela e solução de problemas interativa.
Aproxime sua (s) equipe (s)
Há muitas maneiras de tornar seu local de trabalho mais eficiente usando o Microsoft Teams. É principalmente um aplicativo baseado em bate-papo e compartilhamento de arquivos. Mas também é uma ferramenta fantástica quando você precisa fazer uma videoconferência com sua equipe.
Agendar uma reunião com um Assistente de Agendamento torna a logística de encontrar o horário certo muito mais confortável. E se alguém não fizer parte de sua organização ou equipe, eles ainda podem entrar. Basta enviar um convite por e-mail.
Você já participou de uma reunião do Microsoft Teams? Ou agendou um? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.